Організація роботи бібліотек з фондами
в умовах децентралізації
Методичні поради
У зв’язку з децентралізацією місцевих
органів влади та з метою урегулювання деяких питань діяльності бібліотечної
системи в об’єднаних територіальних громадах, необхідно приділити особливу
увагу роботі з фондами.
Фонд, який грамотно
скомплектований та стабільно поповнюється, є запорукою успіху будь-якої
бібліотеки. Формування бібліотечного фонду — це сукупність цілого ряду
процесів, спрямованих на створення та розвиток цього ресурсу.
Серед бібліотек, які відійшли до ТГ, поки що не скрізь визначені «Публічні бібліотеки». Тому функції з обробки нової літератури а також методичної допомоги з організації бібліотечних фондів продовжують виконувати районні бібліотеки ЦБС. В подальшому ці функції мають перейти до Публічних бібліотек (ПБ) ТГ.
Бібліотечні фонди (БФ): вивчаємо порядок обліку
Методичні поради
Головним документом, згідно з яким
ведеться бібліотечна справа, є Закон від 27.01.95 р. № 32/95-ВР «Про бібліотеки
і бібліотечну справу» (далі – Закон № 32). Дія цього
закону поширюється на мережу працюючих бібліотек усіх форм власності та
підпорядкування та організацію бібліотечної справи.
Що таке БФ
Як визначено ст. 1 Закону № 32, БФ – це упорядковане зібрання
документів, які зберігаються в бібліотеці.
БФ формуються відповідно до значення, складу користувачів та
виду бібліотеки.
БФ комплектуються шляхом отримання обов’язкового примірника
документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за
цільовими програмами книговидання або закуповуються за державними цільовими
програмами, придбання документів за
готівковий і безготівковий рахунки, документообміну,
отримання в дарунок, депонування та з інших джерел (ст. 17 Закону № 32).
Облік, зберігання та використання документів
із БФ здійснюються за правилами, затвердженими центральним органом виконавчої
влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та
мистецтв, та встановленими стандартами, технічними умовами та іншими
нормативними актами.
Для усунення непорозумінь й уникнення
помилок в обліку БФ наказом Мінкультури від 03.04.07 р. № 22 затверджено Інструкцію з обліку документів, що знаходяться
в бібліотечних фондах (далі – Інструкція № 22). Нею мають керуватися бібліотеки, що перебувають у сфері
управління Мінкультури і туризму, управлінь (відділів) культури місцевих
держадміністрацій та виконкомів міських рад.
Як класифікуються БФ
Документи,
що знаходяться в БФ, поділяють на три групи (п. 3 Інструкції № 22):
1. Видання, до яких
відносяться:
книга – видання у вигляді блока
скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в
обкладинці чи оправі, обсягом понад 48 сторінок;
брошура – книжкове видання
обсягом від 4 до 48 сторінок; аркушеве видання – видання у вигляді одного чи
декількох аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення;
буклет – видання у вигляді
одного аркуша друкованого матеріалу, сфальцьованого будь-яким способом у два чи
більше згинів;
карткове видання –
видання у вигляді картки встановленого формату, надруковане на матеріалі
підвищеної щільності;
плакат – видання у вигляді
одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату,
надруковане з одного чи з обох боків аркуша, призначене для експонування;
поштова картка –
поштове відправлення у вигляді стандартного бланка, що містить відкрите
письмове повідомлення;
журнал – періодичне видання у
вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого
формату в обкладинці або оправі; газета –
періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу
встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом
письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами,
міжнародними проблемами, політикою тощо.
2. Аудіовізуальні документи, до яких відносяться:
фонодокумент – аудіовізуальний
документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить звукову інформацію;
відеодокумент –
аудіовізуальний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить
інформацію, зафіксовану за допомогою відеозвукозапису; кінодокумент – аудіовізуальний документ на плівковому носії, що
містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематографічної техніки предмети у
вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень, а також може містити
звукову інформацію;
фотодокумент – аудіовізуальний
документ, що містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою
фотографічної техніки;
предмети у вигляді
окремих фотозображень;
документ на мікроформі –
фотодокумент на плівковому чи іншому носієві, який для виготовлення і
використання потребує відповідного збільшення за допомогою мікрографічної
техніки.
3. Електронні видання, до
яких відносять
електронний документ (групу
електронних документів), який пройшов редакційно-видавничу обробку, призначений
для розповсюдження в незмінному вигляді та має вихідні дані.
Облік БФ у місцях
безпосереднього зберігання
Якими є одиниці
обліку БФ?
Основними
одиницями обліку всіх видів документів, які включені до БФ (крім газет), є назва і примірник.
Примірник – це кожна окрема
одиниця документа, яка входить до складу БФ або вибуває з нього.
Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її
назва (незалежно від зміни назви видання).
Річний комплект – це сукупність номерів
(випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки.
Хто і як веде облік БФ?
Деталізований облік БФ, який поділяється на сумарний та індивідуальний,
ведуть працівники бібліотек.
Сумарний облік книг і брошур здійснюють відділи комплектування
бібліотек партіями на підставі супровідних документів (рахунка-фактури, опису,
накладної, реєстру, акта тощо). Такий
облік ведеться в Книгах сумарного обліку бібліотечних фондів (далі – Книга
обліку) за формами додатків 1–3 до Інструкції № 22.
В
умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна Книга обліку на
весь єдиний фонд та окремі Книги обліку на фонди кожного структурного
підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості
про передачу документів до них із відділу комплектування та обробки.
Книга
обліку складається із трьох частин (згідно з додатками): «Надходження у
фонд», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду». Після
взяття книг та брошур на сумарний облік відділ комплектування передає
супровідні документи на них до бухгалтерії бібліотеки. Сумарному обліку
підлягають також журнальні та газетні видання. Записи про надходження газет
заносяться до Книги обліку на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання
видань довільної форми (без зазначення ціни). Записи про надходження журналів
робляться щомісяця (без зазначення ціни).
Індивідуальний
облік книг і брошур ведуть відділи комплектування та
відділи-фондоутримувачі (бібліотеки – філії ЦБС) шляхом присвоєння кожному
примірнику інвентарного номера. Такий
облік здійснюється в Інвентарній книзі за формою додатка 4 до Інструкції № 22.
Бухгалтерський облік БФ У бухобліку операції з БФ відображаються на підставі
НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського
обліку основних засобів суб’єктів державного сектора, затверджених наказом
Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11). Важливо знати:
згідно з п. 15 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11 книги, посібники та інші видання,
що входять до БФ, обліковуються за групами. Витрати на ремонт та реставрацію
книг, у тому числі і на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книг
не відносяться, а визнаються витратами звітного періоду, в якому вони були
понесені.
Вибуття БФ відбувається за результатами інвентаризації. Адже лише в ході
інвентаризації ретельно перевіряється стан БФ, його фактична наявність та
відповідність вимогам сучасного попиту. Як визначено Положенням про
інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від
02.09.14 р. № 879, під час інвентаризації перевіряються і документально
підтверджуються наявність активів і зобов’язань, їх стан, відповідність
критеріям визнання та оцінка. За рішенням керівника установи інвентаризація
інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку перед
складанням річної фінзвітності в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів
з обов’язковим охопленням інвентаризацією вказаних активів протягом трьох
років. Але інвентаризація БФ можлива і протягом року (за графіком) у зв’язку з
великим обсягом та неможливістю провести її в короткий строк перед складанням
річної звітності.
Книжкові
пам’ятки інвентаризуються щороку.
За
наявності обсягу БФ від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитися
протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис.
одиниць – протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць.
А як
провести інвентаризацію, якщо обсяг БФ становить до 100 тис. одиниць?
Для проведення достовірної інвентаризації
БФ обсягом до 100 тис. одиниць необхідно розробити і закріпити в Положенні про
організацію бухгалтерського обліку установи порядок проведення інвентарізації,
зазначивши в ньому методику розподілу БФ. За
кількістю екземплярів БФ можна поділити на групи за абеткою або за жанрами
(вибір за вами), але слід обов’язково забезпечити безперервний процес
інвентаризації протягом трьох років. Тобто в порядку проведення інвентаризації
треба прописати, що БФ інвентаризуються протягом року в обсязі не менше 30 %
усіх БФ з обов’язковим їх охопленням інвентаризацією протягом трьох років.
Як
оформлюються результати інвентаризації?
Інвентаризація
БФ оформлюється груповими інвентаризаційними описами. Під час її проведення
нерідко виявляються помилки в шифруванні документів, розстановці фонду,
оформленні видачі документів користувачам, а також встановлюється
заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи,
документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи
бібліотеки в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо. За
відсутності того чи іншого документа його розшукують у строк, визначений
правилами користування бібліотекою, але не більше року.
Результати
проведеної інвентаризації БФ оформлюються типовими формами, затвердженими
наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572.
Після
ретельної перевірки може виникнути необхідність списати деякі екземпляри БФ.
Якою є процедура вибуття БФ?
Процес
вибуття БФ розпочинається безпосередньо на місцях фактичного перебування
документів.
1.Спочатку
матеріально відповідальна особа (бібліотекар) складає опис на вилучення
документів із БФ окремо на морально застарілі документи; фізично зношені
(порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню);
непрофільні, дублетні; втрачені користувачами. В
описі зазначаються: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання),
кількість, вартість та інші відомості.
2.На
підставі опису комісія, призначена розпорядженням (наказом) керівника суб’єкта
держсектора, складає у двох примірниках Акт списання вилучених документів з
бібліотечних фондів типової форми, затвердженої Наказом № 818.
Перший
примірник акта разом з описом передається до бухгалтерії для перенесення
інформації до облікових регістрів, про що робиться відмітка, другий залишається
у матеріально відповідальної особи.
Акт затверджується керівником суб’єкта
держсектора.
Після списання БФ
передають у пункт приймання вторсировини. Оскільки бюджетна установа, яка
списує БФ, не може точно визначити вагу макулатури, вона оприбутковується на
підставі квітанції з пункту приймання вторсировини.
Сподіваємося,
що ці рекомендації стануть вам у нагоді,
розширять ваші знання і допоможуть уникнути помилок.
