Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, виду та складу користувачів бібліотеки. Він повинен бути актуальним актуальним, очищеним від застарілої літератури. У процесі комплектування фонду необхідно враховувати такі нормативи:
- щорічна закупівля книжкових видань – не менше ніж 250 примірників на 1000 осіб зони обслуговування публічної бібліотеки;
- передплата періодичних видань – не менше ніж 15-20 найменувань газет і журналів.
Приймання документів до фонду бібліотеки
Процес приймання книг
У процесі приймання документів до бібліотеки здійснюється їх звірка з супровідним документом, проставляння ціни на виданнях, підрахування кількості примірників та їх загальної вартості.
Приймання документів, що надійшли без супровідних документів (без накладної або в дарунок бібліотеці), включає визначення вартості отриманих видань, підрахування кількості примірників та їх загальної вартості. На кожну партію видань, які надійшли до відділу комплектування, складається акт приймання-передачі у 2-х примірниках. До акту додається видаткова накладна або список літератури з зазначенням вартості видань, кількості та загальної суми.
Нумерація актів на прибуття поновлюється щорічно і реєструється в «Зошиті обліку актів нових надходжень до бібліотеки». На акті ставиться номер і вказується джерело надходження. Записи на супровідних документах звіряються з прізвищами авторів і назвами, кількістю і вартістю примірників одержаних видань.
Один примірник акта передається в бухгалтерію (на подаровані видання - до 25 числа поточного місяця, в усіх інших випадках – до кінця поточного місяця), другий – залишається у справах бібліотеки. У випадку виявлення нестачі, розходження з даними супровідного документа, наявності дефектних примірників або документів, надісланих помилково, не за замовленням бібліотеки, завідувач відділу комплектування повідомляє про це постачальника з метою усунення розбіжностей.
Один примірник акта залишається в бібліотеці і використовується в процесі приймання видань, інший направляється в організації, від яких вони були отримані, з вимогою замінити дефектні видання чи надіслати примірники, яких не вистачає.
Бухгалтерія враховує загальну кількість та балансову вартість літератури, отриману бібліотекою. Щоквартально завідувач відділу комплектування звіряє облік книжкового фонду з бухгалтерією. У процесі приймання документів до бібліотеки здійснюється їх звірка з супровідним документом (рахунок, накладна, товарний чек, акт прийманняпередачі документів тощо.
Основні види супровідної документації
Далі тут: http://new.library.ck.ua/images/ounb/files/udk/Komlekt.pdf
До супровідних документів, що застосовуються в процесі приймання документів до бібліотеки, належать: акт, рахунок, товарний чек, накладна.
Акт – окремий прояв якої-небудь діяльності; дія, подія, вчинок. Це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об’єкти.
Акти оформлює комісія, створена керівником установи, організації чи підприємства.
Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу. У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.
Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи. Після слова «складений» перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розміщуються в алфавітному порядку.
У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання. Підписують акт усі особи, які брали участь у його складанні.
Види актів, які можуть оформлюватися у бібліотеці:
- Акт на літературу, отриману за кошти установи;
- Акт заміни;
- Акт дарування;
- Акт обміну;
- Акт на видання, що надійшли без супровідного документа.
Акт на літературу, отриману за кошти установи складається у двох примірниках, на підставі накладної та загальних списків книг, що отримані установою, із зазначенням вартості видань, кількості та загальної суми.
Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий – залишається у матеріально відповідальної особи.
В акті заміни пошкодженої або втраченої літератури зазначається аналогічний або рівноцінний документ. Заміна рівноцінними не поширюється на рідкісні й цінні видання, твори в одному примірнику у фондах бібліотеки, а також на ті, що користуються підвищеним попитом. Заміна цих документів можлива лише такими самими або їх ксерокопіями.
Рахунок-фактура – документ, що засвідчує фактичне передання товарів (книг, журналів, газет чи інших документів) або надання послуг та їх вартість. Рахунок-фактура виставляється (надсилається) продавцем покупцеві (замовникові) після остаточного прийому останнім товару або послуг з двома цілями: перша – зафіксувати факт, що замовлення або робота виконана; друга – підтвердити суму виплаченого ПДВ для того, щоб потім його можна було зарахувати.
Товарний чек – розрахунковий документ, установленої форми та змісту, який підтверджує факт продажу товару чи надання послуг. Порядок оформлення розрахункових документів при проведенні розрахункових операцій за готівку визначено Законом України від 06 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». При цьому законодавчо визначено випадки звільнення продавця від обов’язкового надання покупцю складених за встановленою формою фіскальних чеків, надрукованих реєстратором розрахункових операцій, або розрахункових квитанцій, заповнених вручну.
Товарний чек повинен містити напис «Товарний чек» і за змістом відповідати вимогам Положення, за винятком відображеного на ньому фіскального номера РРО.
Накладна – обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.
У накладній повинні бути такі реквізити: назва – угорі посередині великими літерами НАКЛАДНА № від... (дата); підстава, на основі якої видано накладну; кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи); від кого (назва установи або штамп установи, адреса її, телефон, поточний рахунок); позначення кожної графи – назва предметів, їх розмір; одиниця виміру; номенклатурний номер; кількість (за вимогою, видано); вартість; сума вартості.
Далі ставиться підпис керівника установи та бухгалтера, зазначається дата, хто видав, хто одержав і проставляється відбиток печатки або штампа установи.
Особливості прийняття документів у дар
Відповідно до пункту 1.24 Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 17 липня 2000 р. № 64 : (далі – Інструкція № 64), необоротні активи, отримані безоплатно у вигляді безповоротної допомоги, дарунка, приймаються комісією, створеною наказом керівника закладу, до складу якої обов’язково має входити працівник бухгалтерії та один представник установи вищого рівня.
Комісія (у складі не менше ніж 3 особи) має розглянути кожний документ (книгу, брошуру, художній альбом тощо), отриманий у подарунок, та встановити його ціну. Для цього можна ознайомитися з ринковою ціною на такі документи, переглянути букіністичні каталоги, прайс-листи окремих видавництв або ж подивитися вартість аналогічних документів, які є в бібліотечному фонді. Після оцінювання документів комісія складає акт про прийняття до бібліотеки документів у дар у 2-ох примірниках.
В акті зазначаються назва, кількість і вартість отриманих документів.
Приклад заповнення акта подано в Додатку 1.
Відповідно до змін до Інструкції № 64, облік необоротних активів ведеться в повних гривнях без копійок (п. 1.20). При отриманні документів, що були в користуванні (наприклад, книги з приватних бібліотек), в акті мають бути вказані відсотки зносу
Немає коментарів:
Дописати коментар